Råd og ideer

En almindelig forbruger – og dermed også hver golfspiller – modtog i 1980 ca. 600 kommercielle budskaber dagligt. - I denne sammenhæng forstås kommercielle budskaber også som dem vi modtager fra foreninger, organisationer, klubber osv. I 2006 var dette tal steget til godt og vel 4.000 budskaber dagligt. Med andre ord, har kampen om medlemmernes – og ikke mindst potentielle medlemmers - opmærksomhed aldrig været større, og der er ingen udsigt til, at den stilner af.

Ingen mennesker hverken kan eller vil kapere så mange informationer, i særdeleshed når man ikke selv har bedt om dem, og derfor sorterer vi kraftigt i, hvad vi vil høre om, og hvad vi vil være fri for. Her har man som golfklub naturligvis den store fordel, at emnet er en hobby, og derfor ligger budskaberne som udgangspunkt modtagerens hjerte og hjerne nær, og det er selvfølgelig en rigtig god udgangsposition. Alligevel kan vi ikke blot regne med, at alt det vi gerne vil fortælle automatisk bliver modtaget.

Hvis klubbladet var det eneste stykke læsestof, der dumpede ind af brevsprækken og klubbens webside var alene på Internettet, ville de med temmelig stor sikkerhed altid blive læst fra ende til anden. Men som bekendt forholder det sig langt fra sådan. Klubbens kommunikation indgår i den enorme bunke af information som alle golfspillere modtager, og som de bliver nødt til at prioritere benhårdt i. Alt dette stiller store krav til både indholdet og formen på klubbens kommunikation ligesom det kræver stor bevidsthed om, i hvilke situationer, klubben kommunikerer.

I det følgende har vi samlet nogle punkter, som vi håber, kan være til inspiration for klubbens kommunikationsudvalg:

Hvornår kommunikerer klubben?
Kommunikation er ikke kun, det der står i klubbladet, og det man vælger at skrive på websiden. Husk altid, at alt hvad klubben siger, og alt hvad klubben gør, rummer et element af kommunikation. Her er et udpluk af situationer, hvor klubben sender signaler og dermed kommunikerer med sine medlemmer og/eller sin omverden:

• Hjemmesiden
• Klubbladet
• Klubbens logo
• Opslagstavlen, breve, formularer mm.
• Indretning af klubhuset – valg af møbler, tæpper, badeforhold osv. osv.
• Valg af restauratør og spisekort
• Valg af klubtøj
• Sponsorportefølje
• Prisniveau
• Personale
• Frivillige
• Udbuddet af sociale arrangementer
• Osv., osv…

Rigtigt og forkert
Der findes i udgangspunktet ikke ”rigtig” og ”forkert” kommunikation. Nøjagtig den samme type af kommunikation kan være helt rigtig for den ene klub, og helt forkert for den anden. Afgørende er, hvad det er for et indtryk – eller image – klubben ønsker at skabe. Vil klubben skabe sig et image som hyggelig, folkelig og tilgængelig for alle, er det ikke hensigtsmæssigt at vælge et våbenskjold med royalt tilsnit som klubbens logo, mens det netop kan være et godt signal, hvis klubben har valgt at ville være imponerende, luksuøs og med en høj grad af service.

Afgørende er det derfor, at klubbens ledelse har fastlagt et fælles sigte – eller en strategi – for hvor klubben skal hen. Et fælles sigte sikrer, at alle kræfter, lønnede som frivillige, kan arbejde i samme retning og efter samme mål. Netop kommunikation, der som bekendt ikke er en eksakt videnskab, er en svær disciplin, hvis et sådant sigte ikke er på plads. Alt for mange beslutninger risikerer at blive overladt til personlig smag om, hvad der er rigtigt, pænt, sjovt, interessant osv., og det gør det stort set umuligt for kommunikationsudvalget at skabe den nødvendige konsistens i kommunikationen. Og konsistens er afgørende for, om klubben lykkes med at få skabt et entydigt billede af sig selv. Du kan læse om DGU’s klubudviklingsforløb, der kan være starten til, at få fastlagt et fælles sigte for klubben.

Klubbladet
Er det en god ide at have et klubblad? Ligesom der ikke findes et svar på hvad, der er rigtig og forkert kommunikation, findes der heller ikke her et entydigt svar. Det afhænger helt af klubbens situation, traditioner og medlemssammensætning. Er man i tvivl, om man bør beholde bladet kan det være en god ide at lave en brugerundersøgelse, hvor man får afdækket hvor mange og hvilke typer af medlemmer, der bruger bladet, hvad de ønsker at læse, hvor tit bladet bør udkomme, hvad de er tilfredse/utilfredse med osv. På den måde får man skabt sig et validt værktøj, der kan indgå sammen med øvrige overvejelser i stedet for - som det tit sker - at det bliver de medlemmer, der råber og højest, men som samtidig ofte viser sig at udgøre et lille mindretal, der bliver afgørende for beslutningerne.

Hvis man ender med at vælge at have et klubblad er det væsentligt, at gøre sig klart, hvilken rolle, det skal spille ift. klubbens andet primære medie, der oftest er websiden. Tag stilling til hvilke opgaver, der skal løses i bladet, og hvilke der egner sig bedre til websiden og få herigennem skabt synergi mellem de to medier. Et tæt samarbejde mellem redaktørerne af de to medier er et godt grundlag herfor.

Websiden
Det er efterhånden de færreste klubber, der ikke har en webside, og mange steder har den endda også afløst det traditionelle klubblad. Det kan være en god løsning for nogle klubber, men det er ikke altid tilfældet - jfr. ovenfor. Brugt rigtigt er en webside en ualmindelig effektiv kommunikationskanal, og det er DGU’s anbefaling, at klubben ofrer de nødvendige ressourcer både økonomisk og mandskabsmæssigt til at få en velfungerende webside. Med det medieforbrug der kendetegner målgruppen af golfspillere vil det være langt de fleste, der forventer, at de kan finde relevante informationer, der vedrører deres hobby på en webside.

I forbindelse med det konkrete valg af struktur og indhold til siden er det igen en god ide at undersøge brugernes vaner og forventninger. Og husk: Det er nemt at lægge informationer ind på en webside, men for hver gang der lægges noget nyt ind, skal der tages stilling til, hvem der i det daglige er ansvarlig for at holde det opdateret og relevant. Det behøver ikke være en enkelt person, flere kan have adgang til at redigere hver deres områder, blot bør der være en ansvarlig ”webmaster”, der løbende holder øje med, at den vedtagne struktur overholdes.

Public relations
Mange klubber har en PR-ansvarlig, men hvad betyder PR – eller public relations - egentlig? I relation til klubben kan public relations defineres som de kommunikationsaktiviteter gennem hvilke klubben søger at opnå forståelse, sympati og støtte i de dele af offentligheden, klubben har eller vil få kontakt til. Det kan f.eks. være den lokale presse, kommunale myndigheder og naboer til banen. Modsat markedsføring har PR ikke et direkte salgsfremmende formål, om end der i praksis altid bør være et nært samarbejde mellem disciplinerne. Det er væsentligt, at klubben eksplicit tager stilling til, hvordan den vil håndtere sine PR forpligtelser. Det kan ske ved at nedfælde og følge nogle grundregler - f.eks:

• Der informeres pro-aktivt, åbent og ærligt – også om forhold af negativ karakter
• Klubben deltager aktivt i den lokale debat, der indirekte berører eller kan påvirke klubbens muligheder
• Klubben kommenterer altid rygter eller angreb, der bygger på manglende viden eller misforståelser

Det anbefales, at klubben udpeger en fast kontaktperson ift. pressen. Det gør det nemmere for klubben at bevare overblikket ift., hvad der er blevet sagt og ikke sagt, ligesom det letter pressefolkenes arbejde – og dermed klubbens adgang til medierne – at have en fast person at henvende sig til. Hertil kommer at mulighederne for at skabe en personlig relation er bedre. Det behøver ikke nødvendigvis være et medlem af kommunikationsudvalget, der varetager pressekontakten. Ofte kan dette også være en oplagt opgave for klubbens formand.

Hvad skal klubben informere om?
Af frygt for at blive beskyldt for at være lukkede vælger mange klubber – og organisationer i det hele taget – at informere så meget som muligt; om stort og småt. Og med en webside som medie er der aldrig ret langt til at få publiceret sine budskaber. Dette er i udgangspunktet positivt, men rummer også et ”Peter og Ulven” element. Som beskrevet tidligere er det uhyrlige mængder af budskaber, vi modtager i det daglige, og hvis klubben ukritisk ulejliger sine medlemmer, risikerer man, at også de væsentligste budskaber bliver sorteret fra. Derfor:

- Foretag altid en aktiv vurdering af, hvilke emner, der reelt er af betydning for det ”almindelige” medlem. F.eks. kan alle emner, der behandles af bestyrelsen sluttes af med et punkt, hvor spørgsmålet ”Informationstiltag?” stilles.

- Ofte går medlemmernes interesser i forskellige retninger. Gør det klart, hvilke målgrupper der er i klubben, og informer dem så om det, der er relevant for netop dem og gennem netop det medie, som I ved, de er brugere af.