Håndtering af konflikter og disciplinærsager

Håndtering af konflikter og disciplinærsager i Viborg Golfklub

Selv om det er meget sjældent, oplever Viborg Golfklub desværre indimellem disciplinærsager og konflikter, der kræver en løsning.

Det kan f.eks. være:
• Indberetninger om overtrædelser af golfreglerne
• Tilsidesættelse af etiketteregler
• Overtrædelse af klubbens ordensregler
• Dårlig opførsel

Det vil altid være klubbens målsætning, at konflikter løses direkte på stedet via dialog og frivillig forhandling mellem parterne, eller bestyrelsens, golfmanagerens, komitéernes eller generalforsamlingens afgørelse.

Ikke alle sager er dog egnet til frivillig forhandling, men må løses via en afgørelse truffet af et kompetent organ. Her kræves der hurtigt handling. Det gælder om straks at få en redegørelse fra klageren og andre implicerede personer og omgående at orientere den indklagede, der skal kunne forsvare sig. Herved kan en dialog om problemets løsning påbegyndes. Her er det afgørende vigtigt, at sådanne sager følger de almindelige regler om god forvaltningsskik, når en afgørelse skal træffes.

Viborg Golfklubs bestyrelse har derfor besluttet følgende retningslinier for håndtering af disciplinærsager.

Frivillig forhandling
Det er altid målet, at kontroverser mellem klub og medlem løses via møder og gensidig dialog. Ved at få belyst det givne problem og høre parternes synspunkter øges den gensidige forståelse og chancen for en mindelig løsning af konflikten.

Første mulighed for løsning af en konflikt vil derfor altid være at indbyde de involverede parter til et møde med FU, hvor sagen kan drøftes og en løsning på konflikten søges.

Der optages referat af møderne

Resulterer en frivillig forhandling ikke i en mindelig løsning – eller er konflikten ikke egnet til forhandling - overgår sagen til behandling af bestyrelsen, der har kompetencen til at træffe afgørelse i disciplinærsager.


Håndtering af disciplinærsager
Hvis kontroverser enten ikke løses mindeligt via forhandling, eller sagens art og omfang er så graverende, at bestyrelsen under alle omstændigheder skal træffe en afgørelse – skal det indklagede medlem altid have skriftlig besked, før der træffes en afgørelse.

1. Der udarbejdes en sagsfremstilling på baggrund af den klagende parts opfattelse af situationen.
2. Det indklagede medlem skal gøres bekendt med sagen. Meddelelsen skal derfor indeholde sagsfremstillingen samt en henvisning til den bestemmelse, der anses for overtrådt.
3. Endvidere skal meddelelsen give medlemmet en frist på 14 dage til at udtale sig i sagen før en afgørelse træffes. Det skal i meddelelsen præciseres, at afgørelsen vil blive truffet på foreliggende grundlag, hvis ikke der modtages noget inden for den anførte frist.
4. Efter indhentning af svar fra alle parter træffer bestyrelsen sin beslutning i sagen.

5. Afgørelsen skal indeholde en ankevejledning, der anfører at medlemmet kan anke til Amatør- og Ordensudvalget i DGU og i sidste ende DIF´s Appeludvalg, såfremt man ikke kan acceptere beslutningen.
6. Beslutningen om sanktioner i forhold til et medlem medtages i førstkommende bestyrelsesreferat.

Bestyrelsen kan beslutte følgende sanktioner:

Advarsel
Ved en førstegangsovertrædelse er skriftlig advarsel sanktionen, men mindre der er tale om en meget grov overtrædelse. Skriftlig advarsel er den mildeste sanktion. En advarsel er altid skriftlig.

Karantæne
Karantæne er den næste sanktion. Der kan være tale om karantæne fra alle eller enkelte af klubbens turneringer eller et generelt forbud mod benyttelse af klubbens faciliteter. Karantæne idømmes for en bestemt tidsperiode, og kun hvis der har været tale om en forudgående advarsel med mindre der er tale om en grov tilsidesættelse af reglerne for almindelig god opførsel.

Suspension
Ved suspension fratages spillerens handicap, således at spilleren er udelukket fra alt golfspil, hvor handicap er en forudsætning. En afgørelse om suspension skal indeholde:
1. Længden af suspensionen
2. Konsekvensen af suspensionen
3. Muligheden for at generhverve handicap

Eksklusion
Den ultimative sanktion er eksklusion, som kun anvendes hvis der forud har været meddelt skriftlig advarsel og karantæne, med mindre der er tale om grov tilsidesættelse af medlemmets pligter og opførsel.