Det skrevne sprog

Godt sprog er en forudsætning for professionel kommunikation. Småfejl og uheldige formuleringer skaber støj og medfører en mindre effektiv formidling af budskabet. Det er derfor vigtigt, at klubben kommunikerer klart og korrekt både når det gælder e-mails, standardbreve og formularer.

Klar tale
Generelt er det vigtigt at holde sproget i den tone og stil, som målgruppen bruger og forventer. Som klub er det helt i orden at bruge fagudtryk i det omfang, det er relevant, men pas alligevel på med det tunge og svært forståelige sprog.

Hvor mange kunne finde på at sige følgende ved middagsbordet derhjemme: ”Jeg anmoder hermed om at få saltet leveret og skal i den forbindelse understrege, at saltkværnen vil blive returneret, når den har været i anvendelse”? Sikkert ikke mange. Men så snart vi bliver professionelle, har den slags ord det med umærkeligt at glide ind i de breve, vi skriver. Det skrevne sprog behøver ikke at være mere indviklet at end dagligsproget. Det er trods alt ganske almindelige mennesker, der skal læse det. Tænk derfor på modtageren, og erstat tunge og højtidelige ord og udtryk med mere læsevenlige.

Mail og misforståelser
I modsætning til personlig kontakt – face-to-face eller over telefonen – er der i e-mails stor risiko for at misforstå og ikke mindst blive misforstået. Læs derfor altid dine mails igennem en ekstra gang, inden du trykker på send-knappen. På den måde kan du fange de værste kilder til forvirring.

Om at skrive
Skal du skrive en nyhedsartikel om f.eks. en begivenhed til klubbladet, hjemmesiden eller skal du sende en pressemeddelelse er der et par tommelfingerregler, som er gode at huske:

Først er det vigtigt at tænke over, hvilken historie det er du vil fortælle.

- Hvad er budskabet? Hvad er det jeg vil fortælle med denne historie?
- Hvem er modtageren? Hvem er det, som har behov for at vide dette?
- Hvad er modtagerens forudsætninger? Ved han noget om emnet i forvejen?

Det kan være svært at besvare disse spørgsmål entydigt. Det kan godt være du synes, at der er flere budskaber og flere modtagere. Hvis der er det, så er det måske nødvendigt at skrive flere historier henvendt til de forskellige grupper. En ting er i hvert fald sikker. Prøver du at skrive to-tre-fire budskaber henvendt til ligeså mange grupper af modtagere ind i én historie, så er der stor sandsynlighed for, at du sætter dig mellem to stole. Og så er der ingen af dine modtagere, der forstår de enkelte budskaber.

Når du har fundet dit budskab, er du klar til at gå i krig. Indledningen er vigtig. Det er her, læserens opmærksomhed skal fanges, men samtidig er det også vigtigt at få slået fast, hvad historien drejer sig om. En klassisk journalistisk huskeregel går ud på at få besvaret hv’erne forholdsvis hurtigt for at klæde læseren på til resten af historien: Hvem? Hvad? Hvor? Hvornår? Hvordan?                        

Nu er jeg færdig med min tekst. Hva’ så?
Er det noget, der haster, så send den så hurtigt som muligt. Men for det meste er det en fordel at lade den ligge en time, et døgn eller en weekend for at få det lidt på afstand.

Lad også gerne en udenforstående læse det igennem. På den måde får du kontrolleret om logikken i din tekst holder, om den er forståelig, uddybende, relevant og interessant. Og samtidig får du den også checket for grammatiske og faktuelle fejl, som du måtte have stirret dig blind på.

Check også gerne tekstens lix-tal, der er et udtryk for tekstens læsbarhed. (Lix-beregningen findes i stavekontrollen i Word under ”indstillinger”. Vælg ”vis statistik for læsbarhed”. Lix-tallet vises så, når stavekontrollen er færdig.) Er tallet over 45, bør du måske gennemgå teksten igen og se, om du ikke kan placere et par punktummer og skære ned på antallet af lange ord for at gøre den mere læsevenlig.

• 55+ Meget svær, faglitteratur på akademisk niveau, lovtekster.
• 45-54 Svær, f.eks. saglige bøger, populærvidenskabelige værker, akademiske udgivelser.
• 35-44 Middel, f.eks. dagblade og tidsskrifter.
• 25-34 Let for øvede læsere, f.eks. ugebladslitteratur og det skønlitteratur for voksne 
• <24 Let tekst for alle læsere, f.eks. børnelitteratur

Det er også på dette tidspunkt i skriveprocessen, at det er en god idé, at vende tilbage til de indledende tanker, som du gjorde dig, da du satte dig til tastaturet.

Du kan med fordel bruge denne tjekliste til at finde ud af, om du er klar til at sende din tekst:

• Har jeg fået formidlet mit budskab?
• Har jeg skrevet til min læser?
• Har jeg skrevet på min læsers niveau?
• Kommer budskabet tydeligt frem?
• Hænger de enkelte dele sammen?
• Har afsnittene en passende længde?
• Passer overskrift og fremhævelser til teksten?
• Er sproget levende?